Pe scurt
Cea mai simplă variantă este ca utilitățile să rămână pe numele proprietarului, iar chiriașul să le plătească la cost real, pe baza facturilor și a indexurilor. Contractul trebuie să spună exact ce utilități suportă chiriașul și cum se calculează cota lui (integral, pe persoane, după consum). Un proprietar persoană fizică nu emite factură fiscală pentru utilități: transmite chiriașului un decont cu facturile originale, fără adaos.
Pe numele cui rămân utilitățile?
Există două variante, fiecare cu avantaje:
| Variantă | Avantaje | Dezavantaje |
|---|---|---|
| Contractele cu furnizorii rămân pe numele proprietarului; chiriașul plătește proprietarului | control asupra plăților, fără schimbări la fiecare chiriaș nou, fără riscul de debranșare din cauza unei restanțe necunoscute | proprietarul trebuie să repartizeze și să urmărească lunar facturile |
| Contractele trec pe numele chiriașului | chiriașul plătește direct furnizorului | formalități la fiecare schimbare de chiriaș; restanțele se descoperă târziu |
Cea mai des întâlnită este prima variantă, cu recuperarea costurilor de la chiriaș pe baza facturilor reale.
Ce scrii în contract
- Lista utilităților în sarcina chiriașului: energie electrică, gaze, apă, încălzire, internet/TV, salubrizare, întreținerea la asociația de proprietari.
- Ce rămâne la proprietar: de regulă impozitul pe clădire, asigurarea locuinței, fondul de reparații al asociației și reparațiile capitale.
- Regula de calcul a cotei chiriașului (integral, pe persoane, procent, după consum) și proporționarea pe zile la intrare și la ieșire.
- Termenul de transmitere a indexurilor și termenul de plată după primirea decontului.
- Dovezile: chiriașul primește copia facturilor pe baza cărora se calculează suma.
Metode de împărțire, cu exemple
| Metodă | Când se potrivește | Exemplu |
|---|---|---|
| Integral | un singur chiriaș, contoare proprii | factura de curent de 180 lei → chiriașul plătește 180 lei |
| Sumă fixă | internet, cablu, abonamente | 60 lei pe lună, indiferent de consum |
| Procent | proprietarul locuiește parțial sau folosește o parte din spațiu | 70% din factura de gaz |
| Pe persoane | mai mulți chiriași, contor comun | apă 240 lei, 3 persoane → 80 lei de persoană |
| După consum | subcontoare sau repartitoare pe camere | consum citit din indexuri × prețul unitar din factură |
Proporționarea pe zile: dacă chiriașul se mută pe 11 ale unei luni de 30 de zile, plătește 20/30 din costurile fixe ale lunii respective, iar consumul se calculează după indexurile din procesul-verbal de predare-primire.
Întreținerea la asociația de proprietari
Lista lunară de întreținere amestecă două tipuri de cheltuieli: cheltuieli de consum (apă, căldură, curent pe părțile comune, salubrizare, administrare) și cheltuieli legate de proprietate (fondul de reparații, fondul de rulment, lucrări la clădire). De regulă, chiriașul plătește consumul, iar proprietarul fondurile legate de clădire — dar contractul poate stabili altfel. Legea nr. 196/2018 privind asociațiile de proprietari reglementează aceste fonduri; regulile concrete ale asociației le găsești în hotărârile ei.
Ce spune fiscul despre utilitățile refacturate?
- Un proprietar persoană fizică nu emite factură fiscală pentru utilități: îi trimite chiriașului un decont (o situație de plată) cu facturile originale atașate.
- Utilitățile pe care contractul le pune în sarcina chiriașului, recuperate la cost real, nu sunt venit din chirie.
- Codul fiscal adaugă însă la venitul brut cheltuielile care ar reveni proprietarului, dar sunt plătite de chiriaș — de aceea contractul trebuie să spună clar cine suportă fiecare cheltuială. Vezi cum se calculează impozitul pe chirie.
- Fără adaos: o sumă peste costul real ar fi, practic, chirie suplimentară.
Rutina lunară, în 4 pași
- Chiriașul transmite indexurile până la termenul din contract, cu poza contoarelor.
- Proprietarul primește facturile furnizorilor și lista de întreținere.
- Se calculează cota chiriașului după regula din contract și se trimite decontul, cu facturile atașate.
- Chiriașul plătește, iar plata se bifează în evidență — ideal, împreună cu chiria lunii următoare.
La plecarea chiriașului
Notează indexurile finale în procesul-verbal de ieșire, calculează consumul până la data predării și, dacă ultimele facturi nu au sosit încă, păstrează o sumă justificată din garanție până la emiterea lor.
Cum te ajută Locativo?
În Locativo setezi pe contract regula pentru fiecare tip de factură (sumă fixă, procent, persoane sau consum); introduci totalul facturii, iar cota chiriașului se calculează singură, cu explicația calculului vizibilă și pentru el. Chiriașul transmite indexurile din telefon, cu poză, și primește reamintiri înainte de termen. Plățile se pot potrivi automat din extrasele bancare.
Întrebări frecvente
Pot pune un adaos la utilitățile refacturate?
Cine plătește fondul de reparații al blocului?
Utilitățile plătite de chiriaș sunt venit impozabil?
Cum împart facturile între doi chiriași?
Informațiile din acest ghid sunt generale și reflectă legislația în vigoare la data actualizării; nu înlocuiesc consultanța juridică sau fiscală. Pentru situația ta concretă, verifică sursele oficiale (anaf.ro, legislatie.just.ro) sau cere sfatul unui contabil.
Ține evidența automat, în Locativo
Utilități și indexuri, Facturi lunare automate, Import de extrase bancare (PSD2) — într-un singur loc, pentru tine și pentru chiriaș.